Ces dernières années, les réunions virtuelles sont devenues un élément essentiel de notre routine.

Si nous étions sceptiques quant à l'efficacité des vidéoconférences, elles sont aujourd'hui indispensables tant dans le monde professionnel que personnel.

Que ce soit pour des réunions de travail, des cours ou même pour se connecter avec ses amis et sa famille, des plateformes comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams sont devenues notre nouveau lieu de rencontre.

Ici, nous vous apportons 7 conseils pratiques pour les rencontres en ligne pour que vos vidéoconférences soient réussies, productives et agréables pour tous.

1. Choisir la bonne plateforme pour la réunion

Le choix de la bonne plateforme peut faire toute la différence pour la réussite d'une réunion virtuelle. Il existe plusieurs options, chacune ayant ses propres particularités. Voici quelques-unes des plus utilisées :

• Zoom (Android e iOS)Idéal pour les réunions plus importantes, il offre des fonctionnalités telles que des salles pour petits groupes, l'enregistrement et l'intégration avec d'autres outils.
• Microsoft Teams (Android e iOS)La solution idéale pour ceux qui utilisent déjà la suite Office, avec une intégration transparente à la suite Office. Perspectives, OneDrive et d'autres applications.
• Google Meet (Android e iOS)Simple et rapide, c'est une excellente option pour les réunions plus informelles ou pour ceux qui utilisent déjà l'application Espace de travail Google.
• Skype (Android e iOS)Bien qu'il ne soit plus aussi populaire aujourd'hui, il est toujours utile pour les petites réunions rapides.

2. Effectuez des tests techniques avant de commencer

Il n'y a rien de pire que de commencer une réunion et de se rendre compte à mi-parcours que la caméra ou le microphone ne fonctionnent pas correctement. Pour éviter cela, prenez quelques minutes pour tout tester avant la réunion :

• Appareil photo et microphoneVérifiez que les deux fonctionnent correctement. Réglez la caméra de manière à ce que votre visage soit clairement visible et éclairé, et que le microphone émette un son clair et sans bruit.
• Connexion InternetSi votre connexion n'est pas très stable, essayez de vous rapprocher du routeur ou, si possible, utilisez une connexion câblée. Une bonne connexion internet est essentielle au bon déroulement de la réunion.
• Logiciel actualiséAssurez-vous que le système d'exploitation utilisé et la plate-forme de vidéoconférence sont à jour afin d'éviter les défaillances.

3. Préparer l'environnement pour la réunion

Le lieu où vous participez à la réunion a un impact important sur la qualité de la réunion, tant pour vous que pour les autres. Voici quelques conseils simples pour rendre votre environnement adéquat :

• EclairageUn bon éclairage est essentiel. Essayez de vous placer dans un endroit où la lumière est douce et évitez de vous tenir contre une fenêtre, car cela pourrait ombrager votre visage. Une lumière frontale douce permet de montrer clairement votre image.
• Le silenceLes règles de base : Choisissez un endroit calme, à l'écart des bruits. Si vous ne pouvez pas rester silencieux, utilisez un casque anti-bruit pour minimiser les distractions.
• FondsUn arrière-plan propre et organisé est synonyme de professionnalisme. Si vous vous trouvez dans un environnement désordonné, de nombreuses plateformes offrent la possibilité d'ajouter un arrière-plan virtuel ou d'estomper l'arrière-plan réel.

4. Fixer un ordre du jour clair et objectif

Pour que la réunion soit productive, il faut que l'ordre du jour soit bien défini. Quelques conseils :

• Des objectifs clairsQu'espérez-vous obtenir ? Aider tout le monde à comprendre l'objectif de la réunion permet à chacun de se sentir plus engagé.
• Répartition du tempsDéfinissez le temps qui sera consacré à chaque point de l'ordre du jour. Cela permet de respecter le calendrier de la réunion et d'éviter qu'elle ne s'éternise.
• ResponsabilitésSi nécessaire, déterminez qui sera responsable de chaque point ou présentation.

Envoyez l'ordre du jour à l'avance afin que chacun arrive préparé et que la réunion soit plus objective et plus efficace.

5. Rester concentré et encourager la participation

Il peut être plus difficile de maintenir l'attention lors d'une réunion virtuelle que lors d'une réunion en face à face, en raison de la tentation de faire d'autres activités en même temps. Pour s'assurer que tout le monde reste attentif, voici quelques conseils :

• Microphone en sourdineDemandez à chacun de couper son micro lorsqu'il ne parle pas afin d'éviter les bruits inutiles.
• Caméra surDans la mesure du possible, encouragez les participants à garder leur appareil photo allumé. Cela permet non seulement de rester concentré, mais aussi de créer un environnement plus interactif.
• Interaction constantePendant la réunion, demandez des avis, posez des questions et utilisez des outils tels que le chat ou les sondages pour maintenir la participation active.

Ces stratégies contribuent à accroître l'interaction et l'engagement, rendant la réunion plus dynamique et productive.

6. Éviter le multitâche pendant la réunion

Voici quelques conseils pour rester concentré pendant les réunions :

• Désactiver les notificationsDésactivez les courriels, les messageries et les notifications des médias sociaux pour éviter les distractions.
• Se concentrer sur la réunionLa réunion : Essayez de ne pas vous laisser distraire par d'autres tâches au cours de la réunion. Consacrez ce temps exclusivement à la réunion.

Lorsque tout le monde est pleinement concentré, la réunion tend à être plus efficace et plus productive.

7. Suivi après la réunion

Enfin, après la réunion, il est important de veiller à ce que tous les points abordés fassent l'objet d'un suivi :

• Résumé de la réunionEnvoyez un résumé des principaux points discutés au cours de la réunion et des décisions prises, afin que tout le monde sache clairement ce qui a été convenu.
• ResponsabilitésS'il y a des actions à mener, indiquez clairement qui est responsable de chacune d'entre elles et quelles sont les échéances.
• Demander un retour d'informationDemandez aux participants ce qui pourrait être amélioré pour les prochaines réunions. Cela permet d'améliorer le format de vos vidéoconférences.

Faire face aux difficultés de connexion et aux défaillances techniques

Lors des réunions virtuelles, il est fréquent que des problèmes techniques surviennent, tels que des défaillances de connexion, des problèmes audio ou même des pannes de système. Pour éviter les problèmes imprévus, il est important de s'assurer que tout le monde teste la connexion avant la réunion, de préférence à l'aide d'un câble réseau pour éviter un signal instable.

Demandez également aux participants de vérifier à l'avance les appareils et logiciels de vidéoconférence.

Si un problème survient au cours de la réunion, restez calme et suivez quelques solutions de rechange. Si l'audio ne fonctionne pas, suggérez aux participants d'utiliser le chat jusqu'à ce que la situation soit résolue.

En cas de problème d'image ou de connexion, demander d'éteindre la caméra peut améliorer la qualité audio. Si le problème vient de votre connexion, prévoyez un plan d'urgence, comme un numéro de téléphone pour poursuivre la réunion ou la possibilité de passer à une autre plateforme.

La psychologie de l'environnement virtuel

Les réunions virtuelles, bien que pratiques, peuvent générer une déconnexion et du stress parmi les participants. En effet, dans l'environnement en ligne, l'interaction sociale est limitée et l'absence de communication non verbale, comme les expressions faciales et les gestes, peut rendre la compréhension émotionnelle difficile.

Pour atténuer ce phénomène, il est essentiel de créer des moments d'interaction où chacun peut s'exprimer, tels que des votes rapides, des questions ou des discussions en petits groupes. Cela permet de maintenir l'engagement de chacun et de réduire le sentiment de déconnexion.

Un autre facteur important est la fatigue des réunions virtuelles, souvent appelée "fatigue du zoom". Pour l'éviter, les réunions doivent être objectives et ne pas durer trop longtemps. Des réunions courtes avec des pauses régulières aident à maintenir la concentration et la productivité.

En outre, il est fondamental de créer un environnement de confiance. Dans un espace numérique, les gens peuvent se sentir plus vulnérables et éviter d'interagir par crainte d'être jugés. C'est pourquoi il est important de veiller à ce que chacun se sente à l'aise pour partager ses idées et participer activement à la réunion.

Conclusion

Avec la popularisation des réunions virtuelles, il est essentiel d'apprendre à les utiliser au mieux pour garantir leur efficacité.

En choisissant la bonne plateforme, en effectuant des tests techniques, en créant un environnement approprié et en suivant un programme clair, vous serez déjà sur la bonne voie.

Grâce à ces 7 conseils, vos réunions virtuelles seront plus productives, plus collaboratives et, surtout, plus agréables pour tout le monde.