7 consejos para tener éxito en las citas virtuales

En los últimos años, las reuniones virtuales se han convertido en una parte esencial de nuestra rutina.

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Si antes éramos escépticos sobre la eficacia de las videoconferencias, hoy son indispensables tanto en el mundo profesional como en el personal.

Ya sea para reuniones de trabajo, clases o incluso para conectar con amigos y familiares, plataformas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams se han convertido en nuestro nuevo lugar de encuentro.

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Aquí le traemos 7 consejos prácticos para las citas en línea para que sus videoconferencias sean un éxito, productivas y agradables para todos.

1. Elija la plataforma adecuada para la reunión

*Imagen: Reproducción/ Delta Business Coworking*

Elegir la plataforma adecuada puede marcar la diferencia en el éxito de una reunión virtual. Hay varias opciones, cada una con sus particularidades. He aquí algunas de las más utilizadas:

Zoom (Android e iOS)Ideal para grandes reuniones, ofrece funciones como salas para grupos pequeños, grabación e integración con otras herramientas.
Microsoft Teams (Android e iOS)Ideal para quienes ya utilizan el paquete Office, con una integración perfecta con Outlook, OneDrive y otras aplicaciones.
Google Meet (Android e iOS)Sencillo y rápido, es una excelente opción para reuniones más informales o para quienes ya utilizan el Espacio de trabajo de Google.
Skype (Android e iOS)Aunque hoy en día no es tan popular, sigue siendo útil para reuniones pequeñas y rápidas.

2. Realice pruebas técnicas antes de empezar

No hay nada peor que empezar una reunión y darse cuenta a mitad de camino de que la cámara o el micrófono no funcionan correctamente. Para evitar este tipo de adversidades, tómate unos minutos para probarlo todo antes de la reunión:

Cámara y micrófonoComprueba que ambos funcionan correctamente. Ajusta la cámara para que tu cara sea claramente visible e iluminada, y el micrófono debe tener un audio claro y sin ruidos.
Conexión a InternetSi tu conexión no es muy estable, intenta acercarte al router o, si es posible, utiliza una conexión por cable. Una buena conexión a internet es esencial para que la reunión se desarrolle sin problemas.
Software actualizadoAsegúrate de que tanto el sistema operativo utilizado como la plataforma de videoconferencia están actualizados para evitar fallos.

3. Preparar el entorno para la reunión

El lugar en el que participas en la reunión tiene un gran impacto en la calidad de la misma, tanto para ti como para los demás. Aquí tienes unos sencillos consejos para que el entorno sea el adecuado:

IluminaciónUna buena iluminación es esencial. Intenta situarte en un lugar con luz suave y evita colocarte contra una ventana, ya que puede hacerte sombra en la cara. Una luz frontal suave ayuda a mostrar tu imagen con claridad.
SilencioElige un lugar tranquilo y alejado del ruido. Si no puedes estar en silencio, utiliza auriculares con cancelación de ruido para minimizar las distracciones.
FondoUn fondo limpio y organizado transmite profesionalidad. Si estás en un entorno desordenado, muchas plataformas ofrecen la opción de añadir un fondo virtual o simplemente difuminar el real.

4. Establezca una agenda clara y objetiva

Para que la reunión sea productiva, tenga un orden del día bien definido. Algunos consejos:

Objetivos claros¿Qué espera conseguir? Ayudar a todos a comprender el objetivo de la reunión hace que todos se sientan más comprometidos.
Distribución del tiempoDefine cuánto tiempo se dedicará a cada punto del orden del día. Esto ayuda a mantener el ritmo de la reunión y evita que se alargue.
ResponsabilidadesSi es necesario, determine quién será responsable de cada punto o presentación.

Envía el orden del día con antelación para que todos lleguen preparados y puedas celebrar una reunión más objetiva y eficaz.

5. Centrarse y fomentar la participación

Mantener la atención durante una reunión virtual puede ser más difícil que en una reunión presencial, debido a la tentación de realizar otras actividades al mismo tiempo. Para que todo el mundo mantenga la atención, he aquí algunos consejos:

Micrófono en silencioPídeles que silencien sus micrófonos cuando no estén hablando para evitar ruidos innecesarios.
Cámara encendidaSiempre que sea posible, anime a los participantes a mantener encendidas sus cámaras. Esto no sólo ayuda a mantener la concentración, sino que también crea un entorno más interactivo.
Interacción constanteDurante la reunión, pida opiniones, formule preguntas y utilice herramientas como el chat o las encuestas para mantener activa la participación.

Estas estrategias contribuyen a aumentar la interacción y el compromiso, haciendo que la reunión sea más dinámica y productiva.

6. Evitar la multitarea durante la reunión

He aquí algunos consejos para mantener la concentración durante las reuniones:

Desactivar las notificacionesMantén apagados el correo electrónico, la mensajería y las notificaciones de las redes sociales para evitar distracciones.
Centrarse en la reuniónIntenta no distraerte con otras tareas durante la reunión. Dedica ese tiempo exclusivamente a la reunión.

Cuando todo el mundo está plenamente concentrado, la reunión suele ser más eficaz y productiva.

7. Seguimiento tras la reunión

Por último, después de la reunión, es importante garantizar el seguimiento de todos los puntos tratados:

Resumen de la reuniónEnvía un resumen de los principales puntos tratados durante la reunión y de las decisiones tomadas, para que todo el mundo tenga claro lo que se ha acordado.
ResponsabilidadesSi hay acciones que llevar a cabo, deja claro quién es el responsable de cada una y cuáles son los plazos.
Pedir opinionesPregunta a los participantes qué se podría mejorar para futuras reuniones. Esto ayuda a mejorar el formato de tus videoconferencias.